Software voor installatiebedrijven
Een installatiebedrijf plant storingen, onderhoud en projecten door elkaar, met monteurs die de hele dag onderweg zijn. Wie te laat ziet dat een onderhoudsbeurt eraan komt, of materiaal van de bus vergeet te factureren, laat geld liggen. Wij bouwen voor installateurs van warmtepompen, airco, cv, elektra en sanitair een systeem waarin werkbonnen, installaties bij de klant en projecten aan elkaar hangen.
Laatst bijgewerkt: 10 oktober 2026
Herken je dit?
- Monteurs plannen over storingen, onderhoud en projecten tegelijk
- Werkbonnen op papier komen dagen later en onvolledig terug
- Onderhoudscontracten en periodieke keuringen raken uit beeld
- Materiaal van de bus wordt niet of verkeerd gefactureerd
Installaties bij de klant, met hun onderhoud
Elke installatie bij een klant staat in het systeem met soort, serienummer, plaatsingsdatum en onderhoudsinterval. Na een onderhoudsbeurt plant het systeem de volgende vanzelf in.
Bij een warmtepomp of airco leg je ook het koudemiddel en de inhoud vast. De installatie heeft een status: actief, onderhoud nodig, storing of buiten gebruik. Standaard komt onderhoud elk jaar terug; per installatie zet je een andere termijn. Drie weken van tevoren staat er een mail voor de klant klaar met de geplande datum, die je nakijkt en verstuurt.
In het dossier van de installatie zie je elke werkbon die er ooit op is geweest. Een monteur die voor een storing komt, ziet dus wat zijn collega vorig jaar heeft gedaan.
De werkbon op de telefoon van de monteur
De monteur ziet zijn werk van vandaag, met adres, installatie en wat er moet gebeuren. Hij vult zijn bevindingen in, maakt foto's, schrijft materiaal en uren en laat de klant tekenen.
De checklist past bij het soort werk: leidingwerk en verbindingen nagelopen, lekcontrole, werking getest met de klant. Bij onderhoud komen metingen erbij, zoals de waterdruk van een cv-installatie of de isolatieweerstand van een groep, met een grens waarbuiten het punt als afgekeurd wordt voorgesteld. Van een onderhoudsbeurt maakt het systeem een onderhoudsrapport voor de klant.
Wil je dat de klant een bericht krijgt als de monteur onderweg is, dan staat die automatisering klaar. Per sms gaat dat met de uitbreiding sms; zonder die uitbreiding gaat hetzelfde bericht per mail.
Projecten: schouw, offerte en oplevering
Grotere klussen lopen als project: aanvraag, schouw, offerte, ingepland, in uitvoering, oplevering. Bij de oplevering maakt het systeem een opleverdossier.
De offerte stel je samen uit je prijslijst, met bijvoorbeeld een split-airco, koperleiding per meter, koudemiddel en monteursuren. Er staan sjablonen klaar voor een installatie en voor een onderhoudscontract. Meerwerk laat je de klant apart goedkeuren voordat het op de factuur komt. Per project zie je de begrote uren tegenover wat er al besteed is.
Van werkbon naar factuur
Na uitgevoerd maak je de factuur vanuit de werkbon. Uren en het materiaal dat de monteur heeft geschreven, staan er al op.
Zo komt materiaal van de bus ook echt op de factuur. Onderhoudscontracten factureer je als abonnement. Facturen doorzetten naar Moneybird, e-Boekhouden, Exact Online of SnelStart kan met de uitbreiding boekhoudkoppeling.
Wat er niet in zit
Een koppeling met de groothandel voor actuele inkoopprijzen en een F-gassenlogboek volgens de regels zitten er niet standaard in. Het systeem maakt je niet vanzelf compliant met keuringseisen.
Je kunt per installatie het koudemiddel en de inhoud vastleggen en metingen bewaren, maar de wettelijke registratie blijft jouw verantwoordelijkheid. Een prijskoppeling met je groothandel is maatwerk; vaak is een prijslijst die je periodiek importeert al genoeg.
Overstappen vanuit Excel of een standaardpakket
Klanten, installaties met hun laatste onderhoud en je prijslijst zetten we over. Het systeem plant daarna zelf het volgende onderhoud.
Dat is vaak het grootste winstpunt: een lijst met warmtepompen en cv-ketels die nergens bijgehouden werd, staat ineens met datum in de planning. We beginnen met een intake waarin we doorlopen hoe je nu plant, en binnen drie weken werk je met een eerste versie.
Wat het systeem doet
- Werkbonnen voor monteurs op de telefoon
- Installaties per klant met onderhoudshistorie
- Jaarlijks onderhoud dat vanzelf terugkomt
- Projecten van schouw tot oplevering
- Offertes voor installatie en onderhoudscontracten
- Facturen vanuit de werkbon
Live demo
De demo voor installatiebedrijf
Warmtepompen, airco's, koelinstallaties en cv-ketels. De monteur werkt zijn dag af op de telefoon, de klant tekent af en op kantoor staat de factuur meteen klaar. Hieronder werk je in een voorbeeld van Installatietechniek Vos: maak een offerte, plan werk in en bekijk alles ook op de telefoon. Er wordt niets over jou opgeslagen.
Uitleg over deze demoKlik, sleep en typ gerust: alles werkt. Er wordt niets verstuurd en alles blijft in je eigen browser. Alle bedrijven, namen en bedragen zijn verzonnen.
Zo werkt het
- 01Kies je brancheVan poedercoaten tot makelaardij: elke branche heeft eigen onderdelen, eigen taal en eigen voorbeelden.
- 02Zet aan wat je nodig hebtAlles is te combineren. Wat er niet tussen staat, bouwen we net zo goed.
- 03Probeer hetMaak een offerte, laat hem tekenen, plan het werk in. Als kantoor, als buitendienst en als klant, op de computer en op de telefoon.
- 04Stuur het opIn het eerste gesprek praten we meteen over jouw bedrijf. Na de intake heb je een werkende eerste versie in drie weken.
Jij bent aan zet
Stuur ons je samenstelling
We krijgen je branche en onderdelen mee, zodat we in het eerste gesprek meteen over jouw bedrijf kunnen praten. Na de intake heb je een werkende eerste versie in drie weken.
Je samenstelling: Installatiebedrijf met 13 onderdelen
- Werkbonnen
- Route vandaagop aanvraag
- F-gassenlogboekop aanvraag
- Installaties
- Onderhoud plannenop aanvraag
- Website-aanvragen
- Klanten
- Offertes
- Facturen
- Monteursplanning
- Voorraad
- Urenregistratie
- Klantportaal
Liever direct mailen? Dat kan op info@demaatwerkers.nl.
Veelgestelde vragen
Herinnert het systeem me aan jaarlijks onderhoud?
Ja. Na een onderhoudsbeurt wordt de volgende vanzelf aangemaakt, en drie weken van tevoren staat er een mail voor de klant klaar. Het interval stel je per installatie in.
Kunnen monteurs zonder laptop werken?
Ja. Alles wat ze nodig hebben staat op de telefoon: werk van vandaag, de route, de checklist, foto's, materiaal, uren en de handtekening van de klant.
Wat kost software voor een installatiebedrijf?
Vanaf € 995 voor het systeem, een vaste prijs die je vooraf weet, en vanaf € 39 per maand voor hosting en support. Extra monteurs kosten niets extra. Met de kostencalculator zie je wat jouw onderdelen ongeveer kosten.
Kan ik mijn klanten en installaties overzetten?
Ja. Klanten, installaties en je prijslijst zetten we over uit Excel of je huidige pakket, zodat je met je eigen gegevens begint.
Gebruiken andere installateurs dit al?
Bij een installatiebedrijf is het nog niet in gebruik. Voor Real Vending bouwden we wel een systeem met storingen, onderhoud en monteurs, en in de demo voor installateurs probeer je deze opzet zelf.
Kan ik per installatie het koudemiddel vastleggen?
Ja. Bij een warmtepomp of airco leg je het koudemiddel en de inhoud vast, en bij onderhoud bijvullen als meting. De wettelijke registratie blijft wel jouw verantwoordelijkheid.
Kan een klant zelf een storing melden?
Ja, via het formulier op je website of in het klantportaal. De melding komt binnen bij Aanvragen met de installatie erbij, en daar maak je een werkbon van voor de eerste monteur die tijd heeft.
Jij bent aan zet
Benieuwd wat we voor jouw bedrijf kunnen bouwen?
Vertel kort hoe je nu werkt en waar je tegenaan loopt. We nemen binnen twee werkdagen contact met je op.
Liever bellen? +31 6 81 08 27 61