Rijschool software die plant zoals jouw rijschool werkt

In Google Agenda heeft elke instructeur een eigen agenda, maar de auto's staan er niet in. Zo kan het gebeuren dat twee instructeurs op dinsdagmiddag allebei de automaat hebben ingepland, of dat er een les staat terwijl de auto voor de APK bij de garage is. Wie dat oplost met een Excel-lijst ernaast, houdt alles dubbel bij, en daar ontstaan de fouten.

In de module Lesplanning zie je per dag of per week alle lessen naast elkaar, per instructeur en per auto:

• Instructeur, auto en leerling in één afspraak. Als een van de drie al bezet is, zie je dat meteen bij het inplannen.
• Auto's zijn zelf planbaar. Onderhoud, APK of schade zet je op de auto. Lessen met die auto op die dag vallen direct op, zodat je ze kunt verplaatsen of een andere auto kunt kiezen.
• Schakel of automaat. In het dossier van de leerling staat waarin hij of zij lest. Bij het plannen krijg je alleen de passende auto's te zien.
• Lesduur en ophaaladres. Een les van 60, 90 of 120 minuten neemt het juiste blok in, en het ophaaladres staat bij de afspraak, zodat je instructeur weet waar hij moet zijn.

Wat het oplevert: minder bellen en appen om lessen rond te schuiven en geen leerlingen die voor niets op de stoep staan.

Vaak staat een examendatum in de agenda, de uitslag in een appje en de voortgang alleen in het hoofd van de instructeur. Wordt die instructeur ziek of vertrekt hij, dan weet de collega die het overneemt niet waar de leerling staat.

In het Leerlingdossier houd je bij:

• of het theoriecertificaat binnen is en tot wanneer het geldig is
• welke lessen er gereden zijn, met een korte notitie van de instructeur
• welke onderdelen goed gaan en waar nog aan gewerkt moet worden
• aangevraagde en geplande toetsen en examens, zoals de TTT, het praktijkexamen en een eventueel herexamen, met de uitslag

Het examen vraag je gewoon aan bij het CBR zoals je gewend bent. Zet je de datum in het systeem, dan worden de instructeur en de auto voor dat tijdstip vastgezet, zodat niemand die auto voor een gewone les inplant. Je kunt ook een lijst opvragen van leerlingen van wie het theoriecertificaat binnenkort verloopt, zodat je daar op tijd met ze over kunt praten.

Een leerling koopt een pakket van 32 lesuren met praktijkexamen, betaalt in drie termijnen, neemt halverwege vijf losse lessen bij en moet na een gezakt examen een herexamen betalen. In Excel wordt dat een rij met kolommen die alleen jij nog snapt. Standaard rijschoolpakketten kennen meestal wel lespakketten, maar niet altijd de manier waarop jij afspraken maakt over termijnen of uitzonderingen.

Met de module Facturatie:

• maak je pakketten aan zoals je ze verkoopt, met of zonder examen of TTT
• verdeel je een pakket in termijnen met eigen data en bedragen per leerling
• gaan facturen en betalingsherinneringen op de afgesproken momenten de deur uit
• zie je per leerling het lessaldo: gekocht, gereden en nog over
• bepaal je zelf of er nog lessen ingepland mogen worden zolang er een termijn openstaat

Wat het oplevert: je hoeft aan het eind van de maand niet meer te puzzelen wie wat heeft betaald, en een gesprek over een achterstand voer je op tijd in plaats van pas als het pakket op is.

Instructeursapp. Tussen twee lessen door heeft een instructeur geen tijd om achter een laptop te kruipen. In de app ziet hij per les de leerling, de auto, het ophaaladres en de notities van de vorige les. Na afloop markeert hij de les als gereden of als niet verschenen en typt hij een korte opmerking over de voortgang. Die komt direct in het leerlingdossier en telt mee in het lessaldo. Welke gegevens een instructeur wel en niet ziet, bijvoorbeeld de betalingen, bepaal je zelf.

Online inschrijven. Nu komt een aanmelding vaak binnen via mail of WhatsApp en tik je de gegevens over. Met een inschrijfformulier op je website kiest de leerling een pakket, geeft hij aan of hij in een schakel- of automaat wil lessen en wanneer hij meestal kan. De aanmelding verschijnt als nieuwe leerling in het systeem, klaar om een proefles of eerste les in te plannen. Wil je dat de eerste termijn direct bij inschrijving betaald wordt, dan nemen we dat mee in de intake.

	Excel en Google Agenda	Standaard rijschoolpakket	Maatwerk van De Maatwerkers
Planning per instructeur én auto	Auto's apart bijhouden, dubbele boekingen mogelijk	Meestal aanwezig, op de manier van het pakket	Ingericht op jouw auto's, lesduur en werkwijze
Examens en voortgang	Losse notities en agenda-items	Vaste velden en vaste stappen	Jouw stappen en onderdelen in het leerlingdossier
Termijnbetalingen	Handmatig bijhouden	Afhankelijk van wat het pakket ondersteunt	Jouw pakketten en betaalschema's per leerling
Instructeur onderweg	Agenda op telefoon, geen voortgang	App van de leverancier	Instructeursapp met alleen wat jouw instructeurs nodig hebben
Kosten	Laag, maar veel handwerk	Vaak een bedrag per instructeur of leerling per maand	Vaste prijs vooraf, geen kosten per gebruiker, hosting en support per maand
Aanpassen	Kan alles, maar alleen door jezelf	Beperkt tot wat de leverancier inbouwt	Aanpassen op jouw verzoek

De vraag is dus vooral: waar loop je nu op vast? Als het antwoord is dat je steeds om je pakket heen moet werken, of dat Excel en Google Agenda niet meer te overzien zijn, dan is maatwerk het overwegen waard.

We bouwen liever niets wat je niet nodig hebt. Maatwerk is waarschijnlijk niet de juiste keus als:

• je een eenmansrijschool bent met één auto. Dan is er geen planning van auto's tussen instructeurs, en een agenda met een simpel betaaloverzicht is vaak genoeg.
• je huidige pakket doet wat je nodig hebt. Als je niet om het pakket heen werkt en de kosten per gebruiker je niet tegenvallen, levert overstappen vooral werk op.
• je morgen wilt beginnen. Een systeem op maat begint met een intake en een eerste versie binnen 3 weken. Een standaardpakket is sneller aangezet.
• je geen tijd hebt om mee te denken. In de eerste weken vragen we je om de eerste versie te bekijken en te zeggen wat er anders moet. Zonder die feedback wordt het geen maatwerk.

Twijfel je, probeer dan eerst de demo en kijk of je herkent wat je mist.

De prijs hangt af van welke modules je nodig hebt: alleen Lesplanning en Leerlingdossier, of ook Facturatie, de Instructeursapp en Online inschrijven. Wat het precies wordt, spreken we vooraf af. Er komen geen kosten per gebruiker bij. Neem je in een drukke periode een extra instructeur aan of werk je met een zzp-instructeur, dan betaal je daar niets extra voor, en ook niet voor het aantal leerlingen.

Zo verloopt het:

1. Intake. We lopen samen door hoe je nu plant, examens bijhoudt en betalingen regelt, inclusief je huidige Excel-bestanden en agenda's.
2. Eerste versie binnen 3 weken. Je kunt ermee werken en zegt wat er anders moet.
3. Overzetten en starten. Leerlingen, pakketten en lopende afspraken zetten we over, zodat je niet met een leeg systeem begint.
4. Hosting en support per maand. Het systeem draait bij ons en je kunt bij ons terecht met vragen of aanpassingen.

Rijschool software hebben we nog niet bij een klant in gebruik. Plannen is wel een vast onderdeel van ons werk: voor Real Vending bouwden we een systeem voor storingen, offertes en planning. Met de kostencalculator zie je binnen een paar minuten wat jouw combinatie van modules ongeveer kost.

Een beschrijving op een pagina zegt minder dan het zelf proberen. In de demo werk je met een voorbeeldrijschool, zonder account en zonder dat je iets hoeft in te vullen.

Kijk tijdens het klikken vooral naar wat bij jou anders gaat. Plan je lessen in blokken van 60 of van 90 minuten? Heb je een vaste auto per instructeur of wisselen ze? Zit de TTT bij jou in het pakket of reken je hem apart? Schrijf die verschillen op. Dat lijstje is precies waarmee we de intake beginnen, en het bepaalt hoe je eigen systeem eruit gaat zien.

Open de demo op /demo/rijschool