Real Vending

Over Real Vending

Real Vending is een vendingbedrijf uit Lelystad met klanten in heel Nederland. De kern is full service vending: Real Vending plaatst kosteloos automaten bij bedrijven, vult ze zelf bij en verzorgt het onderhoud. Bedrijven kunnen een automaat ook leasen, kopen of in huurkoop nemen en hem zelf beheren. Het aanbod bestaat uit spiraalautomaten, Smart Vending-koelkasten en koffiemachines.

De vraag

Real Vending wilde alles van het bedrijf op één plek, en minder handwerk tussen een aanvraag en een getekend contract:

• Offertes in de eigen huisstijl, net zo strak als de website
• Bij elke aanvraag via de website moet er automatisch al zoveel mogelijk een offerte klaarstaan
• Offertes per mail versturen, met een PDF én de mogelijkheid om online te ondertekenen
• Facturen maken vanuit hetzelfde systeem

Een nieuwe website als begin van alles

We begonnen bij de plek waar klanten binnenkomen. De nieuwe website vertelt helder wat full service vending is, laat de automaten en koffiemachines zien en heeft een kennisbank. Hij is gebouwd om goed gevonden te worden in Google en houdt dezelfde webadressen aan als de oude site, zodat niets van de opgebouwde vindbaarheid verloren ging. Tijdens het bouwen scoorde de site 96 tot 99 op Google Lighthouse voor mobiel.

Van aanvraag naar offerte, automatisch

Het offerteformulier staat op één overzichtelijke pagina, bewust zonder stappen. De bezoeker kiest voor full service, eigen beheer of "weet ik nog niet", en bij eigen beheer direct de automaat en de afnamevorm. Elke inzending komt meteen binnen en de klant krijgt automatisch een ontvangstbevestiging.

En dan begint het eigenlijke werk, zonder dat iemand iets hoeft over te typen. Bij elke aanvraag maakt het systeem zelf een klant en een conceptofferte aan, op basis van de prijslijst en een sjabloon per soort aanvraag. Het zet er zelfs bij wat er nog gecontroleerd moet worden. Een medewerker loopt de offerte na en verstuurt hem altijd zelf.

Online ondertekenen en factureren

De klant ontvangt de offerte per mail als PDF én als online link, en geeft akkoord met naam en handtekening. Een controlecode legt vast welke versie precies is getekend, en Real Vending ziet per offerte of hij verstuurd, bekeken, geaccepteerd of afgewezen is.

Uit een geaccepteerde offerte maakt het systeem de factuur. Contracten worden maandelijks automatisch gefactureerd, met doorlopende factuurnummers, creditnota's, betalingsherinneringen en een export voor het boekhoudpakket.

Alles op één plek, ook onderweg

Naast offertes en facturen houdt het systeem storingen, taken, klanten, locaties en automaten bij, inclusief onderhoud en contracten. Een agenda zet afspraken, storingen en onderhoud bij elkaar en is te koppelen aan Google Agenda, iPhone of Outlook. Iedere medewerker heeft een eigen login en deelt zijn overzicht zelf in.

Omdat de buitendienst niet achter een bureau zit, werkt alles ook op de telefoon.

Achter de schermen

Tijdens het project bleek dat mail van realvending.nl onderweg werd geweigerd, doordat de beveiligingsinstellingen van het domein niet klopten. Dat is opgelost, zodat offertes en facturen ook echt aankomen. Verder wordt er elke nacht een reservekopie gemaakt, houdt het systeem bezoekersstatistieken bij zonder cookies en worden hackpogingen automatisch geblokkeerd.

Het resultaat

Real Vending werkt nu vanuit één systeem: van een aanvraag op de website tot een getekende offerte en een factuur.